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La cultura del cambiamento, tra smart working e nuova normalità

Dopo mesi di smart working “estremo” che ci ha costretto ad abbandonare abitudini e processi della vita di ufficio e a ripensarli completamente, ci troviamo ora in un momento di transizione, in cui siamo ancora chiamati a immaginare nuove modalità di lavorare insieme. Non solo una sfida contingente, ma soprattutto l’occasione per migliorarsi ed evolvere, recuperando il vero senso della cultura aziendale.

Lavorare in team nella Fase 3

Durante la fase di lockdown abbiamo dovuto ripensare a come lavorare in team da remoto, plasmando le nostre attività sul particolare contesto e sugli strumenti tecnologici che avevamo a disposizione. Ma cosa succederà ora, con il progressivo allentamento delle misure del distanziamento sociale e l’incremento esponenziale di nuove situazioni ibride tra lavoro in sede e smart working?

Ad esempio, ci troveremo sempre più spesso a dover discutere di questioni strategiche e trovare soluzioni con team multidisciplinari e divisi tra presenza in ufficio e smart working; se durante il lockdown è stato “facile”, ritrovandoci tutti nella stessa situazione, ora dovremo trovare un nuovo equilibrio che permetta a tutte le persone di sentirsi egualmente ingaggiate, nonostante le diverse dinamiche di interazione che si sviluppano quando si è faccia a faccia oppure mediati da uno schermo.

I principi dai quali ripartire

Quando la complessità aumenta e la posta in gioco è alta come sta succedendo ora all’interno delle aziende e nei team di lavoro, il rischio è quello di reagire in modo scomposto pur di essere rapidi nella risposta ai cambiamenti del contesto.

 

Per evitare di perdere la rotta in questa “nuova normalità” del lavoro di team che ci si prospetta e definirne nuove regole e pratiche, è indispensabile codificare la situazione in maniera lucida e globale, e poggiare sulle solide fondamenta di una cultura aziendale fatta di principi condivisi e interiorizzati dalle persone.

 

Ne abbiamo qui raccolti alcuni, che possono essere un’essenziale bussola in questo momento di tempesta improvvisa.

1. Mettere al centro le persone

Sia di consumo o lavorativa, la migliore esperienza è sempre quella progettata a misura d’uomo, con empatia e un approccio inclusivo.
Per mantenere il team positivo e determinato anche a distanza, è importante evitare situazioni di incertezza e stress, ascoltandone i bisogni e valorizzandone i punti di forza.

2. Comprendere il cambiamento di contesto in maniera olistica

Per comprendere un contesto che cambia, è necessario analizzarne tutti gli aspetti, considerando non solo pratiche e strumenti, ma anche lo spazio fisico e/o virtuale all’interno del quale questi vengono utilizzati.
Questo è il momento per ripensare globalmente agli spazi dell’interazione dei team, rimodellando gli uffici per garantire aree sicure e attrezzate per questo scopo e, parallelamente, rendendo sempre più “umana” la comunicazione digitale.

Per comprendere un contesto che cambia, è necessario analizzarne tutti gli aspetti.

3. Utilizzare strumenti facili, con regole definite

Per garantire al team interazioni di valore, è importante creare un contesto spontaneo e democratico, che permetta al tempo stesso di mantenere alti la concentrazione il coinvolgimento delle persone.
Per gli appuntamenti dei team in situazioni ibride dal vivo/da remoto, possiamo ad esempio abbandonare telefono e video call frontali, in favore di piattaforme di visual collaboration (come Miro o Mural) che offrono uno spazio virtuale dove le persone possono interagire in tempo reale con post-it virtuali, scrivendo, disegnando, esprimendo opinioni e proponendo idee.

4. Non lasciare niente al caso, ma essere pronti a cambiare

Per permettere ai team di produrre soluzioni di valore, le attività, i tempi e gli obiettivi dei momenti di incontro devono essere attentamente progettati, ma mantenendo la capacità di cogliere i segnali e stracciare i piani per assecondare le situazioni che possono nascere spontaneamente dall’interazione tra le persone.
Grazie agli strumenti di visual collaboration, anche da remoto un workshop organizzato con attività di Design Thinking è sempre preferibile a una caotica riunione, ma anche dalla discussione e dal brainstorming possono nascere idee di valore.

5. Progettare attività chiare, con obiettivi semplici

Seneca diceva “Non esiste vento favorevole per il marinaio che non sa dove andare”: per essere efficaci e diminuire il senso di frustrazione che può emergere nei momenti topici, il team di progetto deve sapere cosa sta facendo e perché, a medio-lungo termine come a brevissimo (il prossimo meeting, la prossima consegna).
L’efficacia di workshop deriva dall’utilizzo di canvas e template progettati ad hoc per attività finalizzate ad affrontare problemi complessi in maniera graduale e ordinata: è così che le soluzioni possono emergere in modo condiviso e consapevole.

Il cambiamento è un mindset da coltivare

Se la pandemia ci ha dimostrato con violenza come il contesto in cui ci muoviamo è in continua evoluzione e può stravolgere quello che davamo per scontato senza preavviso, ci ha anche ricordato che per sopravvivere e crescere, le aziende non devono solo essere in grado di rispondere in modo reattivo agli ostacoli, ma essere naturalmente pronte ad evolversi.

Le basi su cui costruire il cambiamento non possono infatti essere improvvisate in un momento di emergenza: un’organizzazione è infatti tanto più resiliente quanto più le persone che la costituiscono ne condividono davvero la cultura e il mindset.

Solo arricchendo di valore e mettendo in pratica quotidianamente i principi fondamentali che costituiscono la cultura di un’azienda è possibile affrontare il cambiamento in modo efficace, rimodellando in modo naturale e senza strappi processi, strumenti e framework, da applicare alla giornata in smart working.

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